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UNIDOSSIS S.A.S. con NIT. 900.281.394-6 con domicilio principal en Bogotá D.C., como responsable del tratamiento de datos personales acorde a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” , establece las políticas y procedimientos para garantizar el derecho que tienen las personas de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan registrado sobre ellas en bases de datos y/o archivos. Esta política aplica a toda información personal de clientes, contratistas, proveedores, empleados, accionistas o de cualquier otra persona que por algún motivo suministre información a UNIDOSSIS S.A.S. Esta política podrá ser actualizada en cualquier momento, porque las normatividad así lo exija, por decisión interna o por cualquier otra razón, de lo cual se informará y dará a conocer, vía página web www.unidossi.com.co De conformidad con la legislación vigente se adoptan e implementan las siguientes:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de
datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales
determinadas o determinables.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con
otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con
otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección,
almacenamiento, uso, circulación o supresión.
El responsable del tratamiento de los datos personales es UNIDOSSIS S.A.S. con NIT. 900.281.394-6 con domicilio principal en Bogotá D.C. en la Cra. 43 A No. 20B-07 PBX 269 3999 Web: www.unidossis.com.co
UNIDOSSIS S.A.S. dispone de bases de datos con:
Información comercial y su uso es para fines comerciales, a través de la cual se promueven los productos que
fabrica, representa y comercializa. En algunas oportunidades se obtienen datos personales de capacitaciones o
participación a eventos, que promueve o en la que participa la compañía, los cuales solo los usa para el
desarrollo de su objeto social o actividad misional. Los datos personales que utiliza UNIDOSSIS S.A.S. son la
identificación, nombres y apellidos, género, teléfono fijo o móvil y profesión.
UNIDOSSIS S.A.S. utiliza, para sus fines misionales, los datos de contacto de sus clientes, personas naturales
o jurídicas, como nombre de la compañía, nombre del establecimiento comercial, identificación del
representante legal, dirección principal, dirección de las sedes, teléfonos fijo y móvil, correo electrónico,
nombre de las personas de contacto, principalmente.
* Información de proveedores de bienes o servicios en los que se obtienen datos personales de contacto entre
otros, identificación, nombres y apellidos, teléfono de contacto, dirección comercial, principalmente.
* La información obtenida se utiliza para fines misionales.
* Información de empleados o de candidatos a los diferentes cargos, que se requiere para adelantar los proceso
de selección, reclutamiento, evaluación, seguimiento de condiciones de salud, etc.
UNIDOSSIS S.A.S. cuenta además con una base documental física obtenida directamente de los clientes, que
contiene firmas o información personal, de socios, empleados, contratistas, proveedores, principalmente.
La recolección y el tratamiento, físico o automatizado, de los datos personales tienen como finalidad
facilitar la gestión, administración, el mercadeo, elaboración de estadísticas, gestión y seguimiento de no
conformidades, envío de comunicaciones, y demás fines en el ejercicio del objeto social.
UNIDOSSIS S.A.S. utiliza los datos personales a través de las áreas de gerencia general, mercadeo, logística,
financiera, administrativa, dirección técnica, garantía de calidad, producción, recursos humanos, sistemas y
servicio al cliente para las siguientes finalidades:
* Creación y conservación de documentos legales exigidos por las normas contables y tributarias.
* Creación y conservación de documentos legales exigidos por las normas de la legislación laboral y seguridad
y salud en el trabajo.
* Creación y conservación de documentos legales exigidos por las normas del derecho comercial y mercantil.
* Tratamiento de datos personales en actividades de mercadeo y satisfacción del cliente.
* Tratamiento de datos personales a través de sistemas de información y gestión.
* Envío de comunicaciones en general a clientes, proveedores, empleados y accionistas.
* Tratamientos de datos personales con fines de estudio o estadísticos.
* Gestión de quejas y reclamos.
El ejercicio al derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales que se hayan
suministrado se puede tramitar mediante comunicación escrita así:
* Correo electrónico: alc@unidossis.com
* Correo a la dirección: Cra. 43 A No. 20 B -07 de Bogotá D.C. dirigido a: Dirección Administrativa.
Conforme a lo establecido en el Art. 20 del Decreto 1377 de 2013, los derechos de los titulares de la
información personal pueden ser ejercidos por:
* El Titular, que debe acreditar su identidad en forma suficiente.
* Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
* Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
* Por estipulación a favor de otro o para otro.
La petición a que hace referencia el punto anterior debe contener en forma expresa los nombres y apellidos e
identificación del titular de los datos personales e información de contacto para propósitos de comunicación.
Esta petición o derecho versará, en otros, sobre datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que
induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por su
titular. De igual forma se podrá pedir copia de los datos que se encuentren en poder de UNIDOSSIS S.A.S.
UNIDOSSIS S.A.S. actualizará, rectificará o eliminará los datos que luego de la investigación resulten nuevos,
inexactos, incompletos o que no se consideren pertinentes. El titular de los datos personales podrá consultar
esta política y sus actualizaciones en la página www.unidossis.com.co
TRÁMITE DE LAS CONSULTAS Y RECLAMOS FORMULADOS
CONSULTA: Los Titulares, causahabientes, apoderados y demás autorizados podrán consultar la información
personal del Titular que repose en cualquier base de datos de UNIDOSSIS S.A.S.
UNIDOSSIS S.A.S. suministrará toda la información contenida vinculada con la identificación del Titular. La
solicitud de consulta se hará por escrito a las direcciones mencionadas en el numeral IV.
La consulta se responderá en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando
los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá
superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
* RECLAMOS:
Los Titulares, causahabientes, apoderados y demás autorizados que consideren que la información contenida en
las bases de datos de UNIDOSSIS S.A.S. deba ser corregida, actualizada o suprimida, podrán presentar un
reclamo dirigido a UNIDOSSIS S.A.S. que contenga: (i) Identificación del titular; (ii) descripción de los
hechos a reclamar; (iii) adjuntar los documentos que se quiera hacer valer; (iv) informar dirección y teléfono
de contacto para remitir respuesta.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la
recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del
requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del
reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, el mismo se gestionará en un término no mayor a quince (15) días hábiles
contados a partir del día siguiente de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho
término, se informará al interesado los motivos por los cuales no se ha podido culminar el trámite y la fecha
en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término.
* REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES:
Los titulares de los datos personales podrán en todo momento solicitar la supresión de sus datos personales
y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos a UNIDOSSIS S.A.S.
UNIDOSSIS S.A.S. como responsable del tratamiento llevará un control del recibo de solicitud de supresión de
datos o revocatoria de autorización, incluyendo su fecha de recepción. El término máximo para atender la
revocatoria y/o supresión de datos será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la
fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al
interesado los motivos por los cuales UNIDOSSIS S.A.S. no ha podido culminar el trámite y la fecha en que se
atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento
del primer término. Si vencido el término legal respectivo, UNIDOSSIS S.A.S. no hubiese eliminado los datos
personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la
revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales, de acuerdo al procedimiento descrito
en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.
UNIDOSSIS S.A.S. ha promovido la utilización de todos los mecanismos que ha considerado pertinentes para
solicitar la autorización de los titulares para continuar con el tratamiento de los datos personales
recolectados para los fines mencionados en el numeral 3.
En los eventos en que no se haya podido contactar al titular para solicitar la autorización para el uso
supresión de los datos personales, se concluye de forma razonable que, de conformidad con lo dispuesto en el
artículo 7 del Decreto 1377 de 2013, existe una conducta inequívoca del titular, otorgando la autorización
para el tratamiento de los datos que reposan en las bases de datos para la finalidad indicada en la presente
política de tratamiento de datos, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier
momento su derecho y pedir la eliminación del dato.
UNIDOSSIS S.A.S. actualmente se encarga del tratamiento y custodia de los Datos Personales captados y almacenados; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento, para lo cual exigirá al encargado la atención e implementación de las políticas y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.
Para efectos de la Ley de protección de datos personales y de la presente, se entiende por datos sensibles aquellos relacionados con la intimidad del titular, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, etc. El titular de la información personal, no está obligado a suministrar datos sensibles, por lo tanto cualquier solicitud de los mismos requerirá autorización expresa.
Los datos personales que reposen en las bases de datos sobre niños, niñas y adolescentes y que sean
necesarios para el desarrollo de su actividad misional, serán utilizados única y exclusivamente de manera
enunciativa en el registro y toma de estadísticas.
UNIDOSSIS S.A.S. asegura su protección de conformidad con la Constitución Política y la Ley. En todo caso,
cualquier uso de los datos de los menores de edad que se encuentren registrados en las bases de datos de
UNIDOSSIS S.A.S.. o que se soliciten deberá ser autorizados expresamente por el representante legal del niño,
niña o adolescente.
UNIDOSSIS S.A.S. facilitará a los representantes legales de los menores, la posibilidad de que puedan ejercer
los derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición de los datos de sus tutelados.
Las bases de datos o archivos no serán suministradas a terceros, salvo expresa autorización del titular, o en los casos previstos en la Ley. La transferencia y/o uso compartido de datos de los prospectos, clientes, proveedores, socios y empleados con terceros, se refiere única y exclusivamente a los fines correspondientes al envío de correspondencia y comunicaciones. Actividad esta, correo, que realiza a través de proveedores autorizados en el mercado.
UNIDOSSIS S.A.S. informa a los titulares de los datos personales que ha adoptado las medidas técnicas,
humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos y para
evitar su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. Los datos personales que el titular de la
información suministre a UNIDOSSIS S.A.S. bajo cualquier medio, serán administrados de forma confidencial, con
las debidas garantías constitucionales, legales y demás normas aplicables a la protección de datos personales.
La información será incorporada en las diferentes bases de datos que maneja UNIDOSSIS S.A.S. y cuya
responsabilidad y manejo está a su cargo.
UNIDOSSIS S.A.S. cuenta con protocolos de seguridad y acceso a nuestros sistemas de información, a las
diferentes bases de datos y se encuentra restringido el acceso incluso para nuestros empleados y
colaboradores.
Nuestros funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases
de datos atendiendo a las políticas sobre tratamiento de la información establecida en la Ley. El sistema en
donde reposan las bases de datos, está protegido y su acceso es restringido con contraseñas.
UNIDOSSIS S.A.S. otorga las garantías y asume las obligaciones o responsabilidades por pérdida o sustracción
de información de su sistema informático únicamente cuando por negligencia o dolo, un tercero no autorizado
acceda a la información, y procurará de manera diligente y prudente la seguridad de la información en medio
digital o físico.
El titular de los datos personales declara que ha leído y acepta la presente Política de Tratamiento de datos Personales de UNIDOSSIS S.A.S.
La presente política de tratamiento de datos personales estará vigente a partir de su publicación y durante el tiempo en que UNIDOSSIS S.A.S. ejerza las actividades propias de su objeto social.